Dokumenti zaposlenih

Navodila-Kadrovska-evidenca

1. Korak - Osnovno

V sistemu kliknete na » Zaposleni «.

zaposleni-meni

Prikaže se vam seznam zaposlenih.

seznam-zaposlenih

Nato kliknite » + DODAJ « za dodajanje novega zaposlenega.

dodaj

Odpre se nov zavihek » Osnovno «.

osnovno

Na tem delu boste vpisali vse potrebne podatke novega zaposlenega.

Okvir » Osnovni podatki «. Vpišete vse potrebne podatke. » Rdeči klicaj « označuje obvezna polja za izpolnit. Po izpolnjenemu obrazcu kliknite » Shrani «.

zaposleni-shrani

V primeru, da bi radi izvedli hitrejšo pot do naslednjega koraka kliknite na » Uporabi spremembe «.

uporabi-spremembe

V tem primeru se vam odprejo dodatni zavihki na razdelku » Zaposleni «.

odprti-razdelki

Pripravljeni ste na naslednji korak.

2. Korak - ZAPOSLITEV

V sklopu zaposleni kliknete na » Zaposlitev «.

odprti-razdelki-zaposlitev

Odpre se vam » Zaposlitev «. Kliknete na gumb dodaj » + «.

 dodaj-zaposlitev

Odpre se vam nov okvir » Dodaj «.

 dodaj-okvir

V sklopu okvirja označite kakšen je tip pogodbe (Pogodba o zaposlitvi ali pogodba za študentsko delo). Določite letni plan, delovno mesto ter začetek in konec delovne pogodbe.

V sklopu določitve časovnega premika pogodbe lahko uporabite 3 možne standardne pogodbe za določen čas (3, 6, 12 mesecev) ali pa odkljukajte nedoločen čas, če to ustreza za zaposlenega.

 pogodba

Po ustrezno izpolnjenem obrazcu kliknite » Shrani «. shrani-dodaj-okvir

Naslednji korak je, da kliknete na ikono za urejanje. urejanje

Odpreta se vam še dva dodatna okvirja. okvirja

Pri » Seznamu delovne obveznosti « lahko preverite ali ste vpisali vse pravilne podatke glede zaposlitve in pogodbe.

Ponovno kliknite na ikono za urejanje. ikona-urejanje

Odpre se vam okvir » Urejanje «. okvir-urejanje

V sklopu okvirja najprej izpolnite razdelek » Osnovno «. razdelek-osnovno

Pri » Osnovno « lahko vnesete kakšen je delovnik za posamezen dan ter za celi teden. Izberete lahko delovno nalogo, v kakšnem časovnem okviru se bo delo opravljalo ter določene posebnosti, ki se lahko upoštevajo za vsakega delavca posebej.

Nato kliknite » Delovna obveznost «. delovna-obveznost

Ko se vam ta odpre, nastavite obvezne delovne ure za posamezen dan v tednu. delovna-obveznost-delovne-ure

Ko ste izpolnili oba razdelka, kliknite » Shrani «. delovna-obveznost-delovne-ure-shrani

Z izpolnjenimi polji v tretjem okvirju » Izobrazba in plačilni razredi «, sistemu določite plačilni cenovni razred ter predviden datum ko bi lahko delavec napredoval. V večina primerih se ta funkcija ne uporablja. tretji-okvir

Okvir » Datoteke «. Možnost dodajanja datotek za cv, razni certifikati, ipd. datoteke

Pritisnite na » + Dodaj «. datoteke-dodaj

Odpre se vam » dokument zaposlitve – dodajanje «. V okvirju tega lahko izpolnite naziv, izberete zaposlenega ter vpišete za katero delovno mesto gre. dokument-zaposlitve-okvir

Prenesite datoteko v okvir kjer piše » Datoteke «. To lahko storite tako, da povlecete in spustite datoteko v dani okvir. prenesi-datoteko

V primeru, da ima določeno potrdilo rok veljavnosti, lahko to označite ter obkljukate možnost obveščanja. rok-veljavnosti

Ko ste izpolnili obrazec kliknite » Shrani ». shrani

Čestitamo. Uspešno ste dodali novo zaposleno osebo.

3. Korak - ZDRAVNIŠKI PREGLEDI

Kliknite na zavihek » Zdravniški pregledi ». zdravniški-pregledi

Kliknite » + Dodaj «. zdravniški-pregledi-dodaj

Odpre se vam » Zdravniški pregledi – DODAJANJE «. Polja z rdečim klicajem so obvezna za izpolnit. zdravniški-pregledi-dodaj-30

V sklopu okvirja » Zdravniški pregledi - dodajanje« izpolnite prazna polja.

  • Vpišite naziv. zd-naziv

  • Izberite korak. zd-korak

V primeru, da ste izbrali » Napotitev na pregled«. V opombo lahko vpišite kakršnekoli posebnosti, ki bi veljale za posameznika, ki ga vpisujete. zd-napotitev

V primeru, da ste izbrali » Zdravniško spričevalo «. Izpolnite označena polja. zd-spričevalo

  • Datoteke. Prenesite zdravniško spričevalo v okvir. zd-datoteke

Ko obkljukate » obveščaj o preteku veljavnosti «, se vam odpre nekaj dodatnih praznih polj. V tem polju lahko označite koga bo obvestilo, koliko prej naj bodo obveščeni in kakšen naj bo način obveščanja. potek-veljavnosti način-obveščanja

Nato kliknite » Shrani «. shrani-vd

Odlično opravljeno. Gremo naprej.

4. Korak - Varstvo pri delu

Kliknite na » Varstvo pri delu «. varstvo-pri-delu

Pritisnite na » + Dodaj «. vd-dodaj

Odpre se vam okvir » Varstvo pri delu - DODAJANJE «. ![vd-dodaj]/images/(vd-okvir-40.png)

Izpolnita prazna polja. Polja z rdečim klicajem so obvezna.

  • Vpišite naziv vd-naziv

  • Zaposleni in korak. V koraku izberite » Certifikat varstva pri delu « Avtomatsko izbere zaposlenega, če ste ga dodali na novo in ste nadaljevali po postopku. vd-certifikat

  • Datoteke. Prenesite certifikat varnosti pri delu v okvir. vd-datoteke

Ko obkljukate » obveščaj o preteku veljavnosti «, se vam odpre nekaj dodatnih praznih polj. V tem polju lahko označite koga bo obvestilo, koliko prej naj bodo obveščeni in kakšen naj bo način obveščanja. potek-veljavnosti

Nato kliknite » Shrani «. shrani-vd

Smo že v naslednjem koraku.

5. Korak - Usposobljenost

Kliknite na zavihek » Usposobljenost «. usposbljenost

Odpre se vam zavihek » Usposobljenost «. usposbljenost-odprto

V tem zavihku izpolnite kvalifikacije in usposobljenost zaposlenega. Delovno mesto avtomatsko prevzame polje iz zavihka » Osnovno «.

  • Kliknite na » Kvalifikacije «. Izberite kategorijo dela na podlagi delavca, ki ga prijavljate za določeno delo. usposbljenost-kvalifikacije

  • Kliknite na » Krovna kvalifikacijo «. Izberite kategorijo dela, ki ga delavec poleg svojega dela zna opravljati. usposbljenost-krovne-kvalifikacije

  • Nato izberite » Izobrazbo « in » Stopnjo Izobrazbe « . usposbljenost-izobrazba-stopnja

  • Izpolnite polja » Šolska smer « in » Šolska organizacija « . usposbljenost-šolstvo

Nato dodajte usposobljenost delavca, tako, da kliknete na » + Dodaj «. usposbljenost-dodaj

Izpolnita prazna polja v okvirju » Usposobljenost - Dodajanje «.. ❗ Polja z rdečim klicajem so obvezna.

  • Vpišite naziv usposobljenost-naziv

  • Zaposleni in korak. V koraku izberite » Vrsta usposobljenosti « Avtomatsko izbere zaposlenega, če ste ga dodali na novo in ste nadaljevali po postopku. usposobljenost-vrsta

  • Datoteke. Prenesite certifikat o usposobljenosti delavca v okvir. usposobljenost-datoteke

Ko obkljukate » obveščaj o preteku veljavnosti «, se vam odpre nekaj dodatnih praznih polj. V tem polju lahko označite koga bo obvestilo, koliko prej naj bodo obveščeni in kakšen naj bo način obveščanja. potek-veljavnosti

Nato kliknite » Shrani «. shrani-vd

Ko ste vstavili vse potrebne podatke, lahko kliknete na » Shrani « ali » Uporabi spremembe «, če želite nadaljevati v naslednje zavihke. shrani-usposbljenost

6. Korak - Družinski člani

Kliknite na zavihek » Družinski člani «. družinski-člani

Odpre se vam stran » Družinski člani «. družinski-člani-stran

V primeru, da želite dodati družinskega člana kliknete » + DODAJ «. družinski-člani-dodaj

Na desni strani se vam odprejo prazna polja za dodajanje družinskega člana. Polja označena z rdečim klicajem so obvezna. družinski-člani-obvezna-polja Vpišete lahko tudi druge podatke v kolikor to želite. Da objavite ta razdelek aktiven označite status Aktiven. družinski-člani-aktiven

Uspelo? Odlično, gremo naprej.

7. Korak - Način prijave

Pri tem modulu nastavite različne možnosti prijave na delo.

Kliknete na » Način priprave «. način-prijave-zavihek

Odpre se vam zavihek » Način prijave «. način-prijave-odprto

  • Registrator Kliknete na beli » O «. način-prijave-registrator

Registrator se obarva v modro barvo. V prazno polje napišete RFID številko kartice za prijavo na delo. način-prijave-registrator-aktivacija

Da shranite, kliknete na » Aktiviraj «. način-prijave-registrator-aktivirano

  • PC Registrator Kliknete na beli » O «. način-prijave-registrator-pc

PC Registrator se obarva v modro barvo. V prazno polje napišete EAN številko kartice za prijavo na delo. način-prijave-registrator-pc-aktivacija

Da shranite, kliknete na » Aktiviraj «. način-prijave-registrator-aktivirano

  • iButton V prazno polje napišete kodo, da aktivirate iButton za prijavo na delo. način-prijave-ibutton

Da shranite, kliknete na disketo » 💾 «. način-prijave-registrator-disketa

  • Telefon Kliknete na beli » O «. način-prijave-telefon

    Odpre se vam okvir za potrditev, kliknite na gumb » Da«. način-prijave-telefon-okvir

Razdelek » Telefon « je aktiviran, ko se obarva v modro barvo. način-prijave-telefon-aktivirano

  • Spletna prijava Kliknete na beli » O «. način-prijave-spletna-prijava

Odpre se vam okvir za potrditev, kliknite na gumb » Da«. način-prijave-spletna-prijava-telefon-okvir

Razdelek » Spletna prijava « je aktivirana, ko se obarva v modro barvo. način-prijave-spletna-prijava-aktivirano

  • Priznana prisotnost (časomer) V prazna polja vstavite časovni začetek in konec avtomatskega prijavljanja na delo. Časomer bo tako po sistemu sam opravil prijavo in odjavo na delo. način-prijave-časomer

Da shranite v sistem, kliknete na disketo » 💾 «. način-prijave-časomer-disketa

Način prijave ste uspešno nastavili. Bravo.

8. Korak - Časomer

Odprite zavihek » Časomer «. časomer

Odpre se vam celotni mesečni pogled zaposlenega, pregled glede prihodov, odhodov, malice, int. Prikazuje se podrobnosti za tekoči mesec in delovni čas. Vsi potrebni podatki za evidenco pregleda časomerja.

Mesečni pregled časomer-vzorec

Pregled časomer-pregled

Podrobnosti za tekoči mesec časomer-podrobnosti

Delovni čas in izhodi časomer-čas

9. Korak - Odsotnosti

Kliknite na zavihek » Odsotnosti «. odsotnosti

Odpre se vam » Odsotnosti «. odsotnosti-pregled

V primeru, da iščete od zaposlenega določen tip odsotnosti označite v filtru za katero vrsto gre ter ali je bila ta odsotnost prijavljena. odsotnosti-vrsta

Če želite dodati odsotnost izberite datume in kliknie na njih. To naredite tako, da kliknete na željen datum ali v primeru, ko gre za več dni povlečete po dnevih v koledarju, kjer je bila odsotnost zaposlenega. odsotnosti-izberi

Odpre se vam okvir » Dodajanje odsotnosti «. odsotnosti-okvir

V sklopu tega okvirja lahko označite vrsto odsotnosti in ali gre za celodnevno odsotnost. Poleg te možnosti lahko dodate tudi svoj komentar na odsotnost zaposlenega. odsotnosti-vrsta-odsontosti

odsotnosti-vrsta-odsontosti

odsotnosti-vrsta-komentar

Nato imate dve možnosti v sklopu okvirja » Dodajanje odsotnosti «. Če bi kliknili na » Oddaj « smo zaprosili za določeno odsotnost. V primeru, da bi kliknili na » Potrdi «, bi z tem dejanjem takoj potrdili odsotnost zaposlenega. odsotnosti-vrsta-komentar

Npr. Delavec oddaja prošnjo za dopust. Nato v istem oknu nadrejeni potrdi prošnjo za dopust.

V spodnjem predelu zavihka » Odsotnosti « je okvir » Informacije«. V tem delu dodajate ali urejate dopust zaposlenega, koliko mu pripada, ali izpolnjuje določene pogoje za dodatek dni v dopustu int. Funkcija » Predlagaj« omogoča, da naredi izračun pripadajočega dopusta za zaposlenega. odsotnosti-dopust

Ko izpolnite željena polja, kliknite na » Shrani «. odsotnosti-dopust-shrani

10. Korak - Malica/Prevoz na delo

Odprite na zavihku » Malica/Prevoz na delo «. malica

Odpre se vam zavihek » Malica/Prevoz na delo «. malica-zavihek

  • Malica malica-nastavitev

Kliknite na » + «, da dodate malico. malica-nastavitev

Odpre se vam okvir, kjer določite tip malice, njeno vrednosti na dan ter časovno veljavnost (opcijsko). malica-nastavitev-podrobno

Ko zaključite, kliknite » Shrani «. malica-nastavitev-podrobno

Naslednji korak je, da določite » Prevoz na delo «. prevoz-na-delo

Kliknite na » + «, da dodate prevoz. prevoz-na-delo

V sklopu okvirja » Prevoz na delo « določite časovno veljavnost, ter dnevni strošek prevoza. prevoz-na-delo

Ko zaključite, kliknite » Shrani «. malica-nastavitev-podrobno

Tretji okvir je » Kilometrina «. kilometrina

11. Korak - QR Koda

Odprite zavihek » QR Koda «. qr-koda

Vsak zaposleni ima svojo QR kodo, ki se jo lahko natisne. qr-koda

12. Korak - Dokumenti

V tem razdelku lahko oddajate različne dokumentacije. (Osebni dokument, vozniška, ipd.)

Odprite zavihek » Dokumenti «. dokumenti

Kliknite na » + Dodaj «. dodaj-dokument

Odpre se okvir » Dokumenti - Dodajanje «. Polja obarvana z rdečim klicajem so obvezna. dodaj-dokument-slika-pdf

Skeniran ali slikan dokument lahko nato prenesete v okvir za datoteke. usposobljenost-datoteke

Ko obkljukate » obveščaj o preteku veljavnosti «, se vam odpre nekaj dodatnih praznih polj. V tem polju lahko označite koga bo obvestilo, koliko prej naj bodo obveščeni in kakšen naj bo način obveščanja. potek-veljavnosti

Nato kliknite » Shrani «. shrani-vd

Smo že skoraj pri koncu. Super vam gre.

13. Korak - Planiranje delovne obveznosti

Odprite naslednji zavihek » Planiranje delovne obveznosti « nov-zavihek

Odpre se vam » Letni koledar izjem delovne obveznosti « planiranje

Določite izjeme delovne obveznosti tako, da kliknete na določen datum. izberi-datum

Odpre se vam okvir, v katerem določite izjemo za delovni dan. Ko jo nastavite, kliknite na gumb » Potrdi «. okvir-izjeme.dela

14. Korak - Sindikati

Naslednji zavihek » Sindikati «. sindikati

Tukaj lahko dodate » Sindikat «. dodaj-sindikat

Odpre se vam dodatni okvir v katerem lahko izpolnite za kateri sindikat gre in za kako dolgo časovno obdoje bo trajal. dodaj-sindikat

Nato lahko ta podatek shranite, tako, da kliknete » Shrani «. dodaj-sindikat

Možnost v tem zavihku je, da izvozite datoteko v različnih formatih. To storite tako, da kliknete na » Izvoz « in izberete format izvoza. izvoz

Smo v zadnjem zavihku. Juhej!

15. Korak - OVO

Kliknite na zavihek » OVO «. ovo

Odpre se vam » OVO «. V tem delu opredelite dimenzije zaposlenega za zaščitno delovno opremo, obleko, ki to zaposleni potrebuje. ovo-dimenzije

Izpolnite konfekcijske številke in velikost obutve za zaposlenega. ovo-dimenzije

Ko ste izpolnili obrazec lahko kliknete na » Shrani «. V tem primeru vas bo postavilo nazaj na » Seznam zaposlenih «. Če boste izbrali drugo možnost » Uporabi spremembe « bo se sprememba shranila, vi pa boste ostali na zavihku » OVO «. ovo-shrani

Čestitamo, uspešno ste vpisali vse podatke v razdelku ZAPOSLENI.

čestitke